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Conheça algumas funções do PEGD o GED avançado da Ar3biai

Com o PEGD – Processo Eletrônico e Gestão Documental a organização tem a sua disposição as seguintes funções:

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  • Criação de documentos, processos, memorandos e ofícios;

  • Economia e celeridade na tramitação dos processos; 

  • Facilitação do trabalho interno, setores do órgão público; 

  • Melhoria na qualidade de atendimento às partes; 

  • Segurança e rapidez na atuação de todo o órgão; 

  • Agilização no trâmite dos processos;

  • Automação no preenchimento dos processos;

  • Roteirização dos processos através do fluxo de trabalho.

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Acesso ao Sistema  

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  • Somente usuários cadastrados podem acessar o sistema; 

  • A senha é de uso pessoal e intransferível conforme termo assinado; 

  • Todos os usuários cadastrados poderão acessar o processo eletrônico, podendo fazer tramites e serviços rotineiros de acordo a permissão do seu usuário.

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Assinatura Digital

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A assinatura digital é uma tecnologia utilizada para autenticar documentos eletrônicos em arquivos em PDF. O módulo do Sistema unifica vários tipos assinaturas como validade. Utilização de chaves criptográficas de um certificado digital para identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica da assinatura.

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Módulo de workflow ajuda o órgão a realizar as atividades de maneira mais fácil, tornando simples o cumprimento de prazos e o alcance dos objetivos dos processos, na tramitação desses documentos cadastrados no Sistema.

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O workflow promove a colaboração, permite que os membros da equipe utilizem essa ferramenta para anexação de documentos e tramitação. Tem a capacidade de notificar as partes interessadas e garante que as regras de negócios sejam seguidas para minimizar erros, eliminar tarefas repetitivas e reduzir o desperdício de tempo e papel. Através do workflow garante total visibilidade e controle sobre o que acontece nos processos do órgão, que além de revelar gargalos, tem uma oportunidade de melhoria no andamento dos processos.

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O módulo PEGD da AR3BIAI tem por finalidade ajudar a gerenciar os documentos do órgão de maneira altamente segura e de fácil utilização. O sistema tem a função para repositório de imagem e integração com sistema de processo eletrônico, um sistema com painel de navegação bem simples, como uso de filtros e emissão de relatórios.

Módulos

1 - Retirada dos Documentos

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Recolhimento dos documentos do setor pelo responsável da equipe de digitalização, com o preenchimento dos campos no sistema para um controle dos documentos retirados através de uma guia gerada pelo sistema.

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2 - Triagem

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Preparação dos documentos;

Desmontar pastas e cadastro no sistema como: N° do processo, apenso, assunto, tipo de documento e etc.

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3 - Higienização de Documentos

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Recuperar documentos amassados e rasgados;

Ordenar documentos por lote e assuntos.

Este tratamento pode ser: retirada de grampos, contagem das folhas, limpeza das folhas etc.

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4 - Digitalização de Documentos

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Resolução de acordo com a prioridade do documento;

Coloração trabalhadas: P&B, cinza ou colorida; Conversão em PDF com OCR.

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5 - Devolução de Documentos

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Após o documento ter passado por todas as etapas anteriores, ele é devolvido ao seu setor de origem pelo responsável da digitalização, passando por um cadastro no Sistema.

 

•          Buscas Avançadas através de texto OCR com distinção de documentos e páginas que aparecem a expressão pesquisada, de forma rápida e eficiente.

•          Buscas Básicas através diversos filtros de indexação.

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